1. Bối cảnh

Doanh nghiệp

Một công ty phân phối thiết bị công nghiệp.

Quy mô:

• 180 nhân viên

• 2 kho hàng

• 650 nhà cung cấp

• 4.000 SKU

• khoảng 1.200 đơn mua mỗi tháng

Do tốc độ tăng trưởng nhanh, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát hoạt động mua hàng.

Các phòng ban liên quan gồm:

• Kho

• Kinh doanh

• Kế toán

• Mua hàng

• Ban Giám đốc

Tất cả đều tham gia vào chuỗi mua sắm nhưng lại sử dụng các công cụ khác nhau.

2. Pain Point thực tế

Không có dữ liệu tồn kho theo thời gian thực

Kho báo thiếu hàng quá muộn.

Có những mặt hàng đã hết từ nhiều ngày nhưng phòng mua mới nhận được thông tin.

Ngược lại, nhiều sản phẩm vẫn còn tồn nhưng tiếp tục được đặt mua.

Yêu cầu mua hàng bị thất lạc

Yêu cầu được gửi qua:

• Email

• Excel

• Zalo

• Điện thoại

Không ai biết:

• yêu cầu nào đã xử lý

• yêu cầu nào đang chờ

• yêu cầu nào đã hủy

Báo giá rất khó tổng hợp

Mỗi nhà cung cấp gửi:

• PDF

• Excel

• Email

Nhân viên phải nhập lại từng dòng.

Sai giá.

Sai mã hàng.

Sai đơn vị tính.

Không kiểm soát ngân sách

Các bộ phận tự gửi yêu cầu mua.

Không có:

• hạn mức

• quy trình phê duyệt

• kiểm tra ngân sách

Đến cuối tháng mới phát hiện vượt chi.

Không biết nhà cung cấp nào tốt nhất

Thông tin đánh giá nằm rải rác.

Không có KPI như:

• giao hàng đúng hạn

• chất lượng

• thời gian phản hồi

• tỷ lệ trả hàng

Việc lựa chọn nhà cung cấp phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân.

3. Chi phí của việc không giải quyết

Những vấn đề trên dẫn đến nhiều chi phí ẩn:

Tăng giá vốn

Không so sánh báo giá đầy đủ.

Không tận dụng chiết khấu.

Mua với giá cao hơn thị trường.

Chậm giao hàng

Thiếu nguyên vật liệu.

Đơn bán bị trễ.

Khách hàng hủy đơn.

Tăng tồn kho

Mua dư.

Vốn bị chôn.

Chi phí lưu kho tăng.

Gia tăng sai sót

Nhập liệu nhiều lần.

Sai số lượng.

Sai mã.

Sai giá.

Giảm hiệu suất

Nhân viên mua hàng dành phần lớn thời gian cho:

• nhập liệu

• tìm email

• gọi điện

• đối chiếu

Thay vì tập trung vào đàm phán với nhà cung cấp.

4. Framework triển khai

Doanh nghiệp áp dụng quy trình Procurement 6 bước:

Bước 1

Xác định nhu cầu mua.

↓

Bước 2

Tạo Purchase Requisition.

↓

Bước 3

Lấy báo giá từ nhiều nhà cung cấp.

↓

Bước 4

Phê duyệt.

↓

Bước 5

Phát hành Purchase Order.

↓

Bước 6

Nhận hàng và đối chiếu hóa đơn.

Toàn bộ quy trình được quản lý trên Odoo Purchase.

5. Quy trình thực tế

Bước 1: Hệ thống tự phát hiện nhu cầu

Odoo theo dõi:

• tồn kho

• đơn bán

• kế hoạch sản xuất

• mức tồn tối thiểu

Khi tồn kho giảm dưới ngưỡng, hệ thống tự sinh yêu cầu mua.

Không cần nhân viên theo dõi thủ công.

Bước 2: Tạo RFQ

Purchase Officer chỉ cần xác nhận.

RFQ được tạo tự động với:

• sản phẩm

• số lượng

• nhà cung cấp ưu tiên

• thời gian giao

Bước 3: So sánh báo giá

Các báo giá được nhập vào cùng một RFQ.

Hệ thống hỗ trợ so sánh:

• giá

• thời gian giao

• điều khoản thanh toán

• chi phí vận chuyển

Việc lựa chọn trở nên minh bạch.

Bước 4: Phê duyệt

Quy trình được thiết lập theo giá trị đơn hàng:

• dưới 50 triệu → Trưởng phòng

• 50–200 triệu → Giám đốc tài chính

• trên 200 triệu → Tổng Giám đốc

Mọi lịch sử phê duyệt đều được lưu.

Bước 5: Phát hành PO

Sau khi duyệt:

PO được gửi trực tiếp qua email.

Nhà cung cấp xác nhận.

Không cần nhập lại dữ liệu.

Bước 6: Nhận hàng

Kho xác nhận:

• đủ hàng

• thiếu hàng

• hàng lỗi

Thông tin cập nhật ngay cho kế toán và phòng mua.

Bước 7: Đối chiếu hóa đơn

Odoo thực hiện đối chiếu:

• Purchase Order

• Phiếu nhập

• Hóa đơn

Nếu số liệu khớp, kế toán thanh toán.

Nếu không, hệ thống cảnh báo.

6. KPI đo lường

Sau 6 tháng triển khai, doanh nghiệp theo dõi:

7. Vai trò của ERP

Odoo Purchase giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình:

• Quản lý RFQ

• Quản lý Purchase Order

• Phê duyệt nhiều cấp

• Theo dõi giao hàng

• Quản lý hợp đồng

• Quản lý nhà cung cấp

• Kiểm soát ngân sách

• Đồng bộ với Kho

• Đồng bộ với Kế toán

• Đồng bộ với MRP

• Theo dõi KPI theo thời gian thực

ERP giúp loại bỏ dữ liệu rời rạc và tạo một nguồn dữ liệu thống nhất cho toàn doanh nghiệp.

8. Vai trò của AI

AI không thay thế Odoo mà bổ sung khả năng phân tích và hỗ trợ ra quyết định.

Một số ứng dụng nổi bật:

• Dự báo nhu cầu mua theo lịch sử bán hàng.

• Gợi ý thời điểm đặt hàng tối ưu.

• Đề xuất nhà cung cấp phù hợp dựa trên hiệu suất.

• Phát hiện bất thường về giá.

• Tóm tắt báo giá từ nhiều nhà cung cấp.

• Trích xuất dữ liệu từ PDF hoặc email.

• Chatbot trả lời tình trạng đơn mua.

• Phân tích xu hướng chi phí theo danh mục.

Nhờ AI, đội ngũ mua hàng có thể tập trung nhiều hơn vào chiến lược và đàm phán.

9. Case Study

Trước triển khai

• 1.200 PO/tháng.

• 8 nhân viên mua hàng.

• Mỗi PO mất khoảng 35 phút xử lý.

• Tỷ lệ sai sót gần 9%.

• Nhiều đơn hàng giao trễ do thiếu vật tư.

Giải pháp

Doanh nghiệp triển khai:

• Odoo Purchase

• Odoo Inventory

• Odoo Accounting

• Quy trình phê duyệt nhiều cấp

• Dashboard KPI

• AI hỗ trợ phân tích nhu cầu và đánh giá nhà cung cấp

Kết quả sau 6 tháng

• Giảm 77% thời gian xử lý PO.

• Giảm 8% chi phí mua hàng.

• Giảm 18% tồn kho dư.

• Tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn lên 95%.

• Minh bạch toàn bộ quy trình mua sắm.

• Ban lãnh đạo theo dõi dữ liệu theo thời gian thực.

10. Lộ trình triển khai

Giai đoạn 1 (2–3 tuần)

• Khảo sát quy trình hiện tại.

• Chuẩn hóa dữ liệu nhà cung cấp.

• Chuẩn hóa danh mục vật tư.

Giai đoạn 2 (3–5 tuần)

• Cấu hình Odoo Purchase.

• Thiết lập quy trình phê duyệt.

• Kết nối với Kho và Kế toán.

Giai đoạn 3 (2 tuần)

• Đào tạo người dùng.

• Chạy thử trên một nhóm sản phẩm.

• Điều chỉnh quy trình.

Giai đoạn 4

• Go-live toàn hệ thống.

• Theo dõi KPI.

• Tối ưu liên tục.

• Bổ sung AI để nâng cao hiệu quả.

11. Kết luận

Tối ưu quy trình mua hàng không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí mà còn nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh.

Sự kết hợp giữa Odoo Purchase, quy trình chuẩn hóa và các công cụ AI mang lại một hệ thống mua sắm minh bạch, tự động và có khả năng mở rộng theo tốc độ phát triển của doanh nghiệp.

Thay vì dành thời gian cho các công việc thủ công, đội ngũ mua hàng có thể tập trung vào những hoạt động tạo ra giá trị cao hơn như xây dựng chiến lược nguồn cung, đàm phán với nhà cung cấp và kiểm soát chi phí.

CTA

Doanh nghiệp của bạn vẫn đang quản lý mua hàng bằng Excel, email hoặc nhiều phần mềm rời rạc?

Hãy bắt đầu bằng việc đánh giá quy trình hiện tại và xác định các điểm nghẽn. Việc triển khai Odoo Purchase đúng cách, kết hợp với AI trong phân tích và dự báo, có thể giúp rút ngắn chu kỳ mua hàng, giảm chi phí vận hành và tăng khả năng kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng.

Liên hệ đội ngũ tư vấn của bạn để thực hiện buổi khảo sát quy trình miễn phí, xây dựng lộ trình triển khai phù hợp và từng bước chuyển đổi hoạt động mua hàng thành một lợi thế cạnh tranh bền vững.