1. Bối cảnh ngành nội thất
Trong doanh nghiệp thi công nội thất:
Gỗ MDF.
Gỗ Plywood.
Laminate.
Phụ kiện.
Sơn.
Kính.
Đá.
Đều là các vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ dự án.
Nếu không theo dõi tồn kho:
Dễ thiếu vật tư khi thi công.
Hoặc tồn kho quá nhiều gây đọng vốn.
2. Pain Point thực tế
Chỉ phát hiện thiếu hàng khi công trường yêu cầu
Lúc này:
Phải mua gấp.
Giá mua cao hơn.
Tiến độ bị ảnh hưởng.
Không biết vật tư nào tồn quá lâu
Kho ngày càng đầy nhưng:
Không biết hàng nào chậm luân chuyển.
Không biết vốn đang bị chôn ở đâu.
Không có ngưỡng cảnh báo
Nhân viên kho phải theo dõi thủ công bằng Excel.
Mua hàng theo cảm tính
Không dựa trên:
Dữ liệu tiêu thụ.
Kế hoạch dự án.
Dự báo nhu cầu.
3. Chi phí của việc không kiểm soát
Tồn kho thấp
Chậm tiến độ công trình.
Mua hàng khẩn cấp.
Mất uy tín với khách hàng.
Tồn kho cao
Chôn vốn.
Tăng chi phí lưu kho.
Tăng nguy cơ hư hỏng.
Sai kế hoạch dòng tiền
Tiền nằm trong kho thay vì phục vụ hoạt động kinh doanh.
4. Framework Quản Lý Tồn Kho
Nhóm 1: Tồn kho tối thiểu
Mức tồn kho an toàn.
Nhóm 2: Điểm đặt hàng lại
Reorder Point.
Nhóm 3: Tồn kho tối đa
Ngưỡng cảnh báo dư thừa.
Nhóm 4: Hàng chậm luân chuyển
Theo dõi vật tư ít sử dụng.
5. Checklist Tồn Kho Thấp
Kiểm tra mức tồn kho an toàn
☐ Đã thiết lập Minimum Stock cho từng vật tư
☐ Đã xác định mức tiêu thụ trung bình
☐ Đã xác định thời gian mua hàng (Lead Time)
☐ Đã xác định tồn kho dự phòng
Kiểm tra cảnh báo thiếu hàng
☐ Vật tư dưới mức Min Stock
☐ Vật tư sắp hết trong 7 ngày
☐ Vật tư sắp hết trong 30 ngày
☐ Vật tư đã có đơn hàng chờ xuất
☐ Vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến công trình
Kiểm tra kế hoạch mua hàng
☐ Đã tạo yêu cầu mua hàng
☐ Đã gửi RFQ
☐ Đã có đơn mua hàng
☐ Đã có lịch giao hàng
6. Checklist Tồn Kho Cao
Kiểm tra mức tồn kho tối đa
☐ Đã thiết lập Max Stock
☐ Tồn kho vượt mức tối đa
☐ Giá trị tồn kho vượt kế hoạch
Kiểm tra hàng chậm luân chuyển
☐ Không phát sinh xuất kho trong 30 ngày
☐ Không phát sinh xuất kho trong 90 ngày
☐ Không phát sinh xuất kho trong 180 ngày
☐ Không còn nằm trong danh mục dự án hiện tại
Kiểm tra hàng tồn đọng
☐ Hàng lỗi
☐ Hàng hư hỏng
☐ Hàng dư từ công trình
☐ Hàng không còn sử dụng
7. KPI Đo Lường
Stock Availability Rate
Tỷ lệ sẵn sàng vật tư.
Mục tiêu:
≥ 98%
Stock-Out Rate
Tỷ lệ thiếu hàng.
Mục tiêu:
≤ 2%
Inventory Turnover
Vòng quay tồn kho.
Excess Inventory Ratio
Tỷ lệ tồn kho dư thừa.
Mục tiêu:
≤ 10%
Slow Moving Inventory Ratio
Tỷ lệ hàng chậm luân chuyển.
Mục tiêu:
≤ 5%
Inventory Holding Days
Số ngày tồn kho bình quân.
8. Vai Trò ERP
ERP giúp:
Cảnh báo tồn kho thấp
Tự động thông báo khi:
Dưới mức Min Stock.
Chạm Reorder Point.
Cảnh báo tồn kho cao
Phát hiện:
Hàng dư thừa.
Hàng tồn lâu ngày.
Dashboard tồn kho
Hiển thị:
Top vật tư sắp hết.
Top vật tư tồn kho cao.
Giá trị tồn kho theo nhóm hàng.
Tự động tạo đề xuất mua hàng
Giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân.
9. Vai Trò AI
AI Demand Forecast
Dự báo nhu cầu vật tư theo:
Dự án.
Mùa vụ.
Lịch sử tiêu thụ.
AI Inventory Optimization
Đề xuất:
Min Stock.
Max Stock.
Reorder Point.
AI Inventory Risk Alert
Cảnh báo sớm:
Thiếu hàng.
Dư hàng.
Nguy cơ chậm tiến độ.
AI Procurement Agent
Đề xuất kế hoạch mua hàng tối ưu.
10. Case Study
Doanh nghiệp thi công nội thất doanh thu 220 tỷ
Trước khi triển khai ERP
Không có cảnh báo tồn kho.
Thường xuyên mua hàng khẩn cấp.
Tồn kho dư thừa lớn.
Sau khi triển khai Odoo
Thiết lập Min-Max Stock.
Dashboard cảnh báo tồn kho.
Theo dõi hàng chậm luân chuyển.
Kết quả
Giảm 35% lượng tồn kho dư thừa.
Giảm 60% số lần thiếu vật tư.
Tăng độ chính xác kế hoạch mua hàng.
11. CTA
Tồn kho không chỉ là tài sản nằm trong kho mà còn là một phần của dòng tiền doanh nghiệp. Quản lý tồn kho hiệu quả không phải là giữ thật nhiều hàng hay thật ít hàng, mà là giữ đúng hàng, đúng số lượng và đúng thời điểm.
Doanh nghiệp kiểm soát tốt cảnh báo tồn kho thấp và tồn kho cao sẽ giảm chi phí, tăng tốc độ thi công và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.