1. Bối cảnh doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp đang phát triển:
Sales làm theo cách riêng.
↓
Kế toán làm theo cách riêng.
↓
Kho làm theo cách riêng.
↓
Mua hàng làm theo cách riêng.
↓
Dự án làm theo cách riêng.
Kết quả:
- Khó đào tạo nhân sự mới
- Chất lượng công việc không đồng đều
- Khó kiểm soát KPI
- ERP triển khai gặp nhiều trở ngại
2. Pain Point thực tế
Công việc phụ thuộc vào cá nhân
Một nhân viên nghỉ việc.
↓
Kiến thức biến mất theo nhân viên.
Quy trình không thống nhất
Cùng một nghiệp vụ.
↓
Mỗi người xử lý một kiểu.
Khó kiểm soát chất lượng
Không biết ai làm đúng.
↓
Ai làm sai.
↓
Sai ở bước nào.
ERP khó triển khai
Không có SOP.
↓
Không có quy trình chuẩn.
↓
Khó số hóa.
3. Chi phí của việc không có SOP
Đào tạo mất nhiều thời gian
Nhân viên mới phải học từ người cũ.
Tăng sai sót vận hành
Không có hướng dẫn chuẩn.
Khó mở rộng quy mô
Chi nhánh mới vận hành khác chi nhánh cũ.
Khó đánh giá KPI
Không có tiêu chuẩn đo lường.
4. Checklist xây dựng SOP
Thông tin chung
- Tên quy trình
- Mục tiêu
- Phạm vi áp dụng
- Phòng ban phụ trách
Đầu vào
- Dữ liệu đầu vào
- Chứng từ đầu vào
- Người chịu trách nhiệm
Quy trình xử lý
Bước 1
↓
Bước 2
↓
Bước 3
↓
Bước 4
Đầu ra
- Kết quả công việc
- Báo cáo
- Hồ sơ lưu trữ
KPI
- Thời gian xử lý
- Chất lượng
- Tỷ lệ lỗi
5. Quy trình thực hiện
Bước 1
Liệt kê toàn bộ nghiệp vụ.
Bước 2
Xác định người thực hiện.
Bước 3
Vẽ quy trình hiện trạng.
Bước 4
Chuẩn hóa quy trình.
Bước 5
Viết SOP.
Bước 6
Đào tạo.
Bước 7
Đánh giá và cải tiến.
6. KPI
- SOP Coverage Rate
- Process Compliance Rate
- Training Time
- Error Rate
- Process Improvement Rate
7. Vai trò ERP
ERP giúp SOP được thực thi trên hệ thống thay vì giấy tờ.
8. Vai trò AI
AI hỗ trợ:
- Sinh SOP từ quy trình
- Kiểm tra tính đầy đủ
- Đề xuất cải tiến
9. Case Study
Doanh nghiệp nội thất 150 nhân sự.
Trước:
- Hơn 60 quy trình miệng
- Không có tài liệu chuẩn
Sau:
- 100% quy trình được SOP hóa
- Giảm 40% thời gian đào tạo
10. Lộ trình triển khai
Assessment
↓
Mapping
↓
Standardization
↓
Documentation
↓
Training
↓
ERP Enablement
11. CTA
👉 Liên hệ AIX để nhận bộ Checklist SOP chuẩn hóa vận hành và sẵn sàng triển khai ERP.