Checklist trước ERP
Checklist chuẩn bị trước khi triển khai ERP
Trang này giúp doanh nghiệp tự kiểm tra mức sẵn sàng trước khi bước vào dự án. Nếu chưa có dữ liệu nền, quy trình, ban dự án và kế hoạch đào tạo, dự án ERP rất dễ chậm và phát sinh.
Dữ liệuQuy trìnhNhân sựĐào tạo
6 nhóm checklist cần chuẩn bị
Có thể dùng phần này làm tài liệu tải về hoặc form tự đánh giá trên web AI-X.
01
Mục tiêu và phạm vi
Có mục tiêu kinh doanh rõ
Ví dụ: giảm thời gian báo cáo, kiểm soát tồn kho, chuẩn hóa sales pipeline, nhìn lãi lỗ dự án.
Ví dụ: giảm thời gian báo cáo, kiểm soát tồn kho, chuẩn hóa sales pipeline, nhìn lãi lỗ dự án.
Có phạm vi giai đoạn 1
Xác định phòng ban, quy trình và module triển khai trước.
Xác định phòng ban, quy trình và module triển khai trước.
Có người quyết định phạm vi
Tránh thay đổi liên tục trong quá trình triển khai.
Tránh thay đổi liên tục trong quá trình triển khai.
02
Quy trình hiện tại
Có sơ đồ quy trình As-is
Bán hàng, mua hàng, kho, kế toán, dự án, sản xuất tùy phạm vi.
Bán hàng, mua hàng, kho, kế toán, dự án, sản xuất tùy phạm vi.
Có danh sách vấn đề hiện tại
Ghi rõ điểm nghẽn, lỗi thường gặp, việc đang làm thủ công.
Ghi rõ điểm nghẽn, lỗi thường gặp, việc đang làm thủ công.
Có biểu mẫu đang sử dụng
Excel, phiếu yêu cầu, báo giá, đơn hàng, hợp đồng, file báo cáo.
Excel, phiếu yêu cầu, báo giá, đơn hàng, hợp đồng, file báo cáo.
03
Dữ liệu nền
Danh mục khách hàng
Tên, mã, nhóm, người liên hệ, công nợ đầu kỳ nếu có.
Tên, mã, nhóm, người liên hệ, công nợ đầu kỳ nếu có.
Danh mục sản phẩm / dịch vụ
Mã, đơn vị tính, nhóm hàng, giá, tồn kho, định mức nếu có.
Mã, đơn vị tính, nhóm hàng, giá, tồn kho, định mức nếu có.
Danh mục nhà cung cấp, nhân sự, tài khoản kế toán
Dữ liệu phải có người phụ trách làm sạch trước khi import.
Dữ liệu phải có người phụ trách làm sạch trước khi import.
04
Ban dự án
Có chủ dự án
Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm ra quyết định.
Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm ra quyết định.
Có PM nội bộ
Điều phối lịch, issue, tài liệu và phản hồi từ các phòng ban.
Điều phối lịch, issue, tài liệu và phản hồi từ các phòng ban.
Có Key User từng phòng ban
Người hiểu nghiệp vụ và có thời gian tham gia kiểm thử.
Người hiểu nghiệp vụ và có thời gian tham gia kiểm thử.
05
Hạ tầng, tài khoản và phân quyền
Có danh sách người dùng
Ai dùng module nào, vai trò gì, quyền xem/sửa/duyệt ra sao.
Ai dùng module nào, vai trò gì, quyền xem/sửa/duyệt ra sao.
Có yêu cầu bảo mật
Dữ liệu nhạy cảm, phân quyền theo phòng ban, chính sách sao lưu.
Dữ liệu nhạy cảm, phân quyền theo phòng ban, chính sách sao lưu.
Có thiết bị và môi trường làm việc
Máy tính, mạng, trình duyệt, email, tài khoản đăng nhập.
Máy tính, mạng, trình duyệt, email, tài khoản đăng nhập.
06
Đào tạo và truyền thông nội bộ
Có lịch đào tạo
Theo vai trò: Key User, End User, quản lý phòng ban, ban lãnh đạo.
Theo vai trò: Key User, End User, quản lý phòng ban, ban lãnh đạo.
Có quy định sử dụng hệ thống
Sau go-live, dữ liệu nào phải nhập trên ERP, dữ liệu nào không còn dùng Excel riêng.
Sau go-live, dữ liệu nào phải nhập trên ERP, dữ liệu nào không còn dùng Excel riêng.
Có kênh hỗ trợ sau go-live
Nhóm hỗ trợ, quy trình ghi nhận lỗi, thời gian phản hồi.
Nhóm hỗ trợ, quy trình ghi nhận lỗi, thời gian phản hồi.
Cách dùng checklist này
Doanh nghiệp nên tự đánh dấu từng mục trước buổi kickoff. Nếu nhiều mục chưa sẵn sàng, nên dành thời gian chuẩn bị thay vì bắt đầu cấu hình ngay.
- Dưới 50%: chưa nên triển khai ngay, cần chuẩn bị dữ liệu và ban dự án.
- 50–75%: có thể bắt đầu khảo sát, nhưng cần kế hoạch làm sạch dữ liệu.
- Trên 75%: có thể đi vào Blueprint và triển khai giai đoạn 1.
Gợi ý
Có thể biến form đánh giá của AI-X để đánh giá checklist
Trên website AI-X, checklist này có thể chuyển thành form tương tác. Người dùng tick các mục đã sẵn sàng, hệ thống trả về điểm chuẩn bị và CTA đặt lịch tư vấn.
Checklist giúp giảm rủi ro trước khi triển khai
Sau khi kiểm tra checklist, hãy xem tiếp các rủi ro thường gặp để chuẩn bị phương án xử lý sớm.