1. Bối cảnh
Quy trình cũ
↓
Triển khai ERP
↓
Quy trình mới
↓
Đào tạo
↓
Áp dụng thực tế
Việc chuyển đổi từ quy trình cũ sang quy trình mới cần được thực hiện có kế hoạch, có sự đồng thuận của các phòng ban và được hỗ trợ bởi ban lãnh đạo.
2. Pain Point thường gặp
Nhân viên quen với quy trình cũ và ngại thay đổi.
Mỗi phòng ban có cách làm việc khác nhau, khó thống nhất.
Tranh luận giữa việc giữ quy trình cũ hay áp dụng quy trình chuẩn của ERP.
Thiếu truyền thông khiến người dùng chưa hiểu lợi ích của sự thay đổi.
3. Chi phí nếu xử lý không tốt
Tiến độ triển khai bị kéo dài.
Phát sinh nhiều yêu cầu thay đổi (Change Request).
Người dùng không sử dụng đầy đủ chức năng của hệ thống.
Giảm hiệu quả đầu tư và kéo dài thời gian hoàn vốn của dự án.
4. Framework xử lý
Lắng nghe ý kiến
↓
Phân tích nguyên nhân
↓
Thống nhất quy trình
↓
Đào tạo & truyền thông
↓
Theo dõi và cải tiến
5. Giải pháp
✔ Giải thích rõ mục tiêu của việc thay đổi quy trình.
✔ Chỉ thay đổi khi mang lại giá trị cho doanh nghiệp, không thay đổi vì phần mềm.
✔ Mời Key User tham gia xây dựng và rà soát quy trình mới.
✔ Tổ chức workshop để các phòng ban cùng trao đổi và thống nhất.
✔ Theo dõi phản hồi sau Go-live để tiếp tục cải tiến.
6. KPI
User Adoption Rate
Change Request Rate
User Satisfaction
Go-live Success Rate
Process Compliance
7. Vai trò ERP
ERP giúp chuẩn hóa quy trình giữa các phòng ban, giảm thao tác thủ công, tăng tính minh bạch và giúp dữ liệu được đồng bộ trên toàn doanh nghiệp.
8. Vai trò AI
AI hỗ trợ đội dự án:
So sánh quy trình As-Is và To-Be.
Phân tích điểm nghẽn trong quy trình.
Tạo tài liệu đào tạo và SOP.
Tóm tắt nội dung workshop và đề xuất cải tiến.
9. Case Study
Trong một dự án triển khai ERP cho doanh nghiệp phân phối, bộ phận bán hàng muốn giữ quy trình cũ vì lo ngại mất nhiều thời gian nhập liệu.
Sau các buổi workshop, đội triển khai cùng Key User đã điều chỉnh quy trình, loại bỏ các bước không cần thiết và bổ sung hướng dẫn sử dụng phù hợp.
Kết quả:
Người dùng nhanh chóng làm quen với hệ thống.
Quy trình được thống nhất giữa các phòng ban.
Số lượng yêu cầu thay đổi sau Go-live giảm đáng kể.
10. Lộ trình
Current Process
↓
Process Review
↓
ERP Standard
↓
User Adoption
↓
Continuous Improvement
11. CTA
👉 Theo dõi AIX để khám phá thêm những bài học thực tế, kinh nghiệm triển khai ERP và phương pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.