Quản trị đại lý kế toán thuế - dịch vụ pháp lý
Từ CRM, hợp đồng đến thực hiện hồ sơ, nhân sự tiền lương và quản lý kế toán thuế trên Odoo
AI-X giúp công ty dịch vụ kế toán, tư vấn pháp lý và thành lập doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình: khách hàng tiềm năng, hợp đồng, đơn hàng, thu tiền cọc, tiến độ hồ sơ pháp lý, sinh database Odoo cho khách hàng, báo cáo thuế, kế toán nội bộ và nhân sự tiền lương.
Đánh giá hiện trạng công ty dịch vụ kế toán - pháp lý
Xác định mức độ sẵn sàng ERP/Odoo & AI theo 6 trục: bán hàng dịch vụ, hợp đồng, hồ sơ pháp lý, kế toán thuế, kế toán nội bộ, nhân sự tiền lương.
- Lead, báo giá, hợp đồng và thu cọc nằm rời rạc trên Excel/Zalo.
- Không nhìn được tiến độ từng hồ sơ pháp lý theo người phụ trách.
- Kỳ báo cáo thuế của nhiều khách hàng dễ trễ hạn hoặc thiếu chứng từ.
- Kế toán nội bộ, chi phí, doanh thu theo dịch vụ chưa tách bạch.
- Bản đồ quy trình từ lead đến giao dịch vụ hoàn tất.
- Danh sách module Odoo nên triển khai trước.
- Khoảng trống dữ liệu, nhân sự, phân quyền và báo cáo.
- Lộ trình triển khai theo từng giai đoạn ít rủi ro.
Luồng vận hành tổng thể từ khách hàng mới đến dịch vụ định kỳ
Chuẩn hóa một dòng chảy thống nhất để không thất thoát doanh thu, không trễ hồ sơ và không bỏ sót kỳ thuế.
01. CRM
Tiếp nhận lead, phân loại nhu cầu, lịch tư vấn, báo giá dịch vụ.
02. Hợp đồng
Tạo hợp đồng, phụ lục, gói dịch vụ và điều khoản thanh toán.
03. Thu cọc
Ghi nhận đơn dịch vụ, invoice, payment, công nợ và tiền cọc.
04. Hồ sơ
Tạo task, checklist, deadline, người phụ trách và trạng thái xử lý.
05. Bàn giao
Bàn giao kết quả, kích hoạt dịch vụ định kỳ và chăm sóc khách hàng.
CRM, hợp đồng, đơn hàng và thu tiền cọc
Quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh dịch vụ kế toán - pháp lý trước khi bắt đầu xử lý hồ sơ.
CRM & tư vấn
- Pipeline theo loại dịch vụ: thành lập công ty, thay đổi giấy phép, kế toán thuế, chữ ký số, hóa đơn điện tử.
- Ghi nhận nguồn lead, lịch hẹn, nội dung tư vấn và xác suất chốt.
- Nhắc việc follow-up tự động cho sales/tư vấn viên.
Hợp đồng & báo giá
- Tạo báo giá theo gói dịch vụ, phí nhà nước, phí dịch vụ, phụ phí.
- Mẫu hợp đồng, phụ lục, điều khoản thanh toán và cam kết thời gian.
- Luồng duyệt báo giá/hợp đồng trước khi gửi khách hàng.
Đơn hàng & tiền cọc
- Chuyển báo giá thành đơn hàng dịch vụ.
- Tạo hóa đơn cọc, ghi nhận thanh toán, theo dõi công nợ.
- Tự động kích hoạt hồ sơ/project sau khi nhận cọc.
Quản lý quá trình làm hồ sơ dịch vụ pháp lý
Kiểm soát từng bộ hồ sơ theo checklist, deadline, trạng thái, người phụ trách và tài liệu khách hàng.
Thành lập doanh nghiệp
- Checklist thông tin pháp nhân, ngành nghề, vốn, người đại diện.
- Theo dõi tên công ty, địa chỉ, hồ sơ ký, nộp hồ sơ, nhận GPKD.
- Kích hoạt việc sau thành lập: thuế ban đầu, chữ ký số, tài khoản ngân hàng.
Thay đổi & pháp lý định kỳ
- Thay đổi địa chỉ, ngành nghề, vốn, thành viên/cổ đông, người đại diện.
- Quản lý thời hạn xử lý, cơ quan tiếp nhận, lần bổ sung hồ sơ.
- Lưu trữ hồ sơ, giấy phép, biên nhận và thông báo kết quả.
Task, SLA & cảnh báo
- Task theo mẫu cho từng loại dịch vụ pháp lý.
- SLA theo số ngày cam kết và cảnh báo trễ hạn.
- Dashboard khối lượng hồ sơ theo nhân viên và trạng thái.
Quản lý kế toán dịch vụ báo cáo thuế cho nhiều khách hàng
Theo dõi kỳ kê khai, chứng từ, trạng thái xử lý, phí dịch vụ và database Odoo riêng cho từng khách hàng.
Danh mục khách hàng kế toán
- Hồ sơ khách hàng, MST, ngành nghề, phương pháp kê khai, kỳ báo cáo.
- Gói dịch vụ tháng/quý/năm, người phụ trách chính và backup.
- Theo dõi hợp đồng, gia hạn, công nợ phí dịch vụ.
Báo cáo thuế & chứng từ
- Checklist VAT, TNCN, TNDN, BCTC, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Quản lý chứng từ nhận từ khách hàng và trạng thái thiếu/đủ.
- Cảnh báo deadline theo tháng/quý/năm.
Sinh DB khách hàng trên Odoo
- Tạo database Odoo theo template ngành/dịch vụ.
- Khởi tạo chart of accounts, thuế, sản phẩm dịch vụ, phân quyền.
- Liên kết hồ sơ nội bộ với DB vận hành của khách hàng.
Kế toán nội bộ cho công ty dịch vụ
Quản lý doanh thu, chi phí, công nợ, dòng tiền và hiệu quả từng loại dịch vụ.
Doanh thu & công nợ
- Doanh thu theo dịch vụ, nhân viên sales, nguồn lead và tháng.
- Công nợ khách hàng, tiền cọc, thanh toán còn lại, phí duy trì.
- Đối soát thu tiền với ngân hàng và phiếu thu.
Chi phí & lợi nhuận
- Chi phí nhà nước, cộng tác viên, marketing, lương, văn phòng.
- Tính lợi nhuận theo hồ sơ, gói dịch vụ và nhóm khách hàng.
- Phê duyệt đề nghị chi và thanh toán nội bộ.
Báo cáo quản trị
- P&L theo tháng, dòng tiền, công nợ phải thu/phải trả.
- Hiệu quả từng dịch vụ: thành lập, thay đổi, kế toán thuế, tư vấn.
- Cảnh báo doanh thu giảm, công nợ quá hạn, chi phí bất thường.
Quản lý nhân sự, timesheet, hiệu suất và tiền lương
Kết nối nhân sự với khối lượng hồ sơ, chất lượng dịch vụ và chi phí lương thực tế.
Hồ sơ nhân sự
- Thông tin nhân viên, phòng ban, vị trí, hợp đồng lao động.
- Phân quyền theo vai trò: sales, pháp lý, kế toán thuế, quản lý.
- Onboarding nhân viên mới theo checklist công việc.
Timesheet & hiệu suất
- Ghi nhận thời gian theo hồ sơ, khách hàng và loại dịch vụ.
- Đo năng suất theo số hồ sơ hoàn tất, đúng hạn, lỗi phát sinh.
- Dashboard phân bổ tải công việc theo nhân viên.
Tiền lương & thưởng
- Lương cơ bản, phụ cấp, hoa hồng sales, thưởng hoàn thành hồ sơ.
- Tính lương theo công, KPI, doanh số hoặc sản lượng xử lý.
- Kết nối bút toán lương sang kế toán nội bộ.
Bộ giải pháp Odoo & AI đề xuất
Triển khai theo từng lớp để doanh nghiệp có kết quả sớm, tránh làm quá rộng ngay từ đầu.
Sales & Service Core
Lead, báo giá, hợp đồng, đơn hàng.
Thu cọc, công nợ, hóa đơn dịch vụ.
Theo dõi hồ sơ, checklist, SLA.
Accounting & Documents
Kế toán nội bộ, phí dịch vụ, công nợ.
Lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, chứng từ.
Sinh DB khách hàng theo mẫu chuẩn.
HR, Payroll, AI & BI
Nhân sự, timesheet, lương thưởng.
Nhắc deadline, phân loại hồ sơ, cảnh báo trễ hạn.
Doanh thu, hồ sơ, thuế, công nợ, hiệu suất.
Bộ chỉ số quản trị nên có
Giúp ban lãnh đạo kiểm soát kinh doanh, vận hành hồ sơ, kế toán dịch vụ và nhân sự theo thời gian thực.
Kinh doanh & dòng tiền
- Lead mới, tỷ lệ chốt, doanh thu theo dịch vụ.
- Tiền cọc, công nợ còn lại, doanh thu định kỳ.
- Doanh thu theo nhân viên sales và nguồn lead.
Hồ sơ & chất lượng dịch vụ
- Số hồ sơ đang xử lý, hoàn tất, trễ hạn.
- SLA theo loại dịch vụ và người phụ trách.
- Tỷ lệ hồ sơ phải bổ sung, lỗi hồ sơ, phản hồi khách hàng.
Kế toán thuế & nhân sự
- Khách hàng đến hạn báo cáo thuế.
- Chứng từ thiếu, báo cáo chưa nộp, BCTC sắp đến hạn.
- Timesheet, năng suất, chi phí lương theo nhóm dịch vụ.
Lộ trình & nguồn lực triển khai
Chia theo giai đoạn để chuẩn hóa dữ liệu, vận hành hồ sơ và mở rộng AI/BI đúng thời điểm.
Giai đoạn 1: Sales & hồ sơ lõi
- Chuẩn hóa danh mục dịch vụ, khách hàng, hợp đồng.
- Thiết kế quy trình CRM, báo giá, thu cọc, task hồ sơ.
- Thiết lập dashboard kinh doanh và tiến độ hồ sơ.
Giai đoạn 2: Accounting & Documents
- Vận hành kế toán nội bộ, công nợ, phí dịch vụ.
- Lưu trữ chứng từ, hồ sơ pháp lý và tài liệu khách hàng.
- Kết nối quy trình báo cáo thuế định kỳ.
Giai đoạn 3: HR, Payroll, AI & BI
- Triển khai timesheet, KPI, lương thưởng.
- Tự động nhắc deadline, cảnh báo hồ sơ trễ hạn.
- Dashboard điều hành tổng hợp cho ban lãnh đạo.
Nguồn lực cần chuẩn bị
Bắt đầu từ đánh giá đúng để chuẩn hóa công ty dịch vụ kế toán - pháp lý
AI-X giúp xác định hiện trạng, chọn module Odoo phù hợp và xây lộ trình triển khai CRM, hợp đồng, hồ sơ pháp lý, kế toán dịch vụ, kế toán nội bộ và nhân sự tiền lương.