1. Bối cảnh ngành nội thất

Nhiều doanh nghiệp nội thất hiện nay vẫn quản lý kho bằng:

• Excel.

• Sổ sách.

• Nhóm Zalo.

Dẫn đến:

• Không biết tồn kho thực tế.

• Xuất kho không kiểm soát.

• Thiếu vật tư khi thi công.

• Tồn kho dư thừa.

• Chậm tiến độ giao hàng.

Khi số lượng dự án tăng lên, việc kiểm soát vật tư theo phương pháp thủ công trở nên rất khó khăn.

2. Pain Point thực tế

Không biết tồn kho theo thời gian thực

Nhân viên mua hàng phải gọi điện hỏi kho.

Nhân viên kho phải kiểm đếm thủ công.

Xuất kho không theo dự án

Không biết:

• Vật tư xuất cho công trình nào.

• Hạng mục nào sử dụng vật tư.

Chênh lệch tồn kho

Số liệu trên Excel khác với thực tế.

Giao hàng chậm

Thiếu vật tư hoặc chuẩn bị hàng không kịp tiến độ.

3. Chi phí của việc không kiểm soát

Tăng tồn kho

Vốn bị chôn trong kho.

Mua hàng trùng lặp

Đã có hàng nhưng vẫn mua thêm.

Chậm tiến độ dự án

Thiếu vật tư thi công.

Giảm lợi nhuận

Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch.

4. Framework quản lý Tồn kho → Giao hàng

Bước 1

Nhập kho

↓

Bước 2

Quản lý tồn kho

↓

Bước 3

Yêu cầu xuất kho

↓

Bước 4

Xuất kho theo dự án

↓

Bước 5

Giao hàng

↓

Bước 6

Nghiệm thu & đối chiếu

5. Quy trình thực tế trên Odoo

Bước 1: Mua hàng và nhập kho

Phòng Mua hàng tạo:

• RFQ.

• Purchase Order.

Sau khi nhà cung cấp giao hàng:

Kho thực hiện:

Inventory → Receipts

Thao tác:

• Kiểm tra số lượng.

• Kiểm tra chất lượng.

• Xác nhận nhập kho.

Kết quả:

Tồn kho được cập nhật tự động.

Bước 2: Quản lý tồn kho

Module:

Inventory

Theo dõi:

• Tồn kho thực tế.

• Tồn kho khả dụng.

• Hàng đang đặt mua.

• Hàng đã được giữ cho dự án.

Bước 3: Yêu cầu xuất kho

Công trường hoặc xưởng sản xuất gửi:

Material Request.

Dựa trên:

• BOQ.

• BOM.

• Kế hoạch thi công.

Bước 4: Tạo phiếu xuất kho

Kho thực hiện:

Inventory → Delivery Orders

Kiểm tra:

• Tồn kho.

• Dự án nhận hàng.

• Số lượng xuất.

Bước 5: Picking & Packing

Nhân viên kho:

• Lấy hàng.

• Kiểm đếm.

• Đóng gói.

Odoo ghi nhận:

• Người thực hiện.

• Thời gian thực hiện.

• Số lượng thực xuất.

Bước 6: Giao hàng

Tạo:

Delivery Order.

Thông tin:

• Công trình nhận hàng.

• Người nhận hàng.

• Thời gian giao.

Trạng thái cập nhật:

• Ready.

• Waiting.

• Done.

Bước 7: Xác nhận nhận hàng

Đội thi công xác nhận:

• Đã nhận đủ.

• Thiếu hàng.

• Hàng lỗi.

Dữ liệu cập nhật trực tiếp lên hệ thống.

Bước 8: Đối chiếu chi phí dự án

Odoo tự động ghi nhận:

• Giá trị vật tư xuất.

• Chi phí theo công trình.

• Chi phí theo hạng mục.

6. KPI đo lường

Inventory Accuracy

Độ chính xác tồn kho.

Mục tiêu:

≥ 98%

Stock Turnover

Vòng quay tồn kho.

Inventory Holding Days

Số ngày tồn kho.

On-Time Delivery Rate

Tỷ lệ giao hàng đúng hạn.

Mục tiêu:

≥ 95%

Material Availability Rate

Tỷ lệ sẵn sàng vật tư.

Mục tiêu:

≥ 98%

Warehouse Picking Accuracy

Độ chính xác xuất kho.

Mục tiêu:

≥ 99%

7. Vai trò ERP Odoo

Odoo giúp:

Quản lý tồn kho tập trung

Một nguồn dữ liệu duy nhất.

Liên kết các phòng ban

• Mua hàng.

• Kho.

• Kế toán.

• Dự án.

Theo dõi vật tư theo công trình

Biết chính xác:

• Công trình nào sử dụng vật tư nào.

• Chi phí phát sinh ở đâu.

Dashboard tồn kho

Theo dõi:

• Giá trị tồn kho.

• Hàng chậm luân chuyển.

• Hàng sắp hết.

8. Vai trò AI

AI Demand Forecast

Dự báo nhu cầu vật tư.

AI Inventory Optimization

Đề xuất mức tồn kho tối ưu.

AI Procurement Agent

Đề xuất kế hoạch mua hàng.

AI Delivery Monitoring

Cảnh báo:

• Chậm giao hàng.

• Thiếu vật tư.

• Nguy cơ gián đoạn thi công.

9. Case Study

Doanh nghiệp thi công nội thất doanh thu 150 tỷ

Trước khi dùng Odoo

• Quản lý kho bằng Excel.

• Sai lệch tồn kho khoảng 15%.

• Thường xuyên thiếu vật tư tại công trường.

Sau khi triển khai Odoo

• Tồn kho được cập nhật theo thời gian thực.

• Xuất kho theo từng dự án.

• Dashboard tồn kho cho Ban lãnh đạo.

Kết quả

• Độ chính xác tồn kho đạt 98%.

• Giảm 30% lượng tồn kho dư thừa.

• Tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn lên 96%.

10. Lộ trình triển khai

Giai đoạn 1

Chuẩn hóa mã vật tư.

Giai đoạn 2

Chuẩn hóa quy trình kho.

Giai đoạn 3

Triển khai Odoo Inventory.

Giai đoạn 4

Kết nối Odoo Purchase.

Giai đoạn 5

Dashboard kho vận.

Giai đoạn 6

AI Inventory & Procurement.

11. CTA

Tồn kho không chỉ là nơi lưu trữ vật tư mà là trung tâm vận hành của toàn bộ chuỗi cung ứng dự án nội thất.

Doanh nghiệp kiểm soát tốt quy trình từ tồn kho đến giao hàng sẽ giảm chi phí, tăng tốc độ thi công và nâng cao lợi nhuận trên từng công trình.